Abbiamo chiesto a Ornella del team di Palazzo Ducale di raccontarci del progetto.
Ecco quello che ci ha raccontato.
Perché questo progetto
Palazzo Ducale è una struttura che lavora 365 giorni all’anno producendo mostre, eventi culturali e commerciali, la necessità di avere un calendario dove confluissero sia le mostre che i diversi eventi era una necessità estremamente sentita in tutti i livelli della nostra organizzazione.
Questo progetto ci ha costretto a fermarci e a riflettere su come organizzare al meglio il nostro lavoro. Spesso e volentieri abbiamo insorgono problemi perché non sappiamo come sistematizzare e organizzare eventi, richieste e contatti.
Abbiamo oltre 10 spazi che vengono tenuti sotto controllo, le richieste sono molte di più di quelle inserite a calendario, quindi era necessario intraprendere un percorso di trasformazione digitale che potesse inserire, nei nostri flussi di lavoro, strumenti che ci aprissero a nuove opportunità..
Il percorso di trasformazione digitale
Dopo questo percorso di consapevolezza dei nostri flussi interni e di implementazione di un CRM insieme a TechSoup, sicuramente c’è più ordine.
Il progetto ha dato soluzione alla complessità che siamo, e alle attività diversificate che facciamo.
Nel nostro team abbiamo persone per cui la carta è ancora molto importante ma alcune di queste, a seguito del progetto, hanno iniziato a pensare che già l’anno prossimo potrebbero abbandonarla. Questa è stata una piccola soddisfazione ma anche un piccolo passo verso la sostenibilità: sta maturando la consapevolezza che il digitale può davvero aiutare nello svolgimento del lavoro e nel perseguire obiettivi sostenibili.
Questo cambiamento è irreversibile e ha suscitato grande interesse verso il CRM che abbiamo implementato, in tutti i livelli dell’organizzazione. In questo ha aiutato anche la componente più giovane del team, più vicina ad usare strumenti digitali. Una buona sinergia tra generazioni.
Il passo in più
Ora procediamo a piccoli passi, ma abbiamo in mente implementazioni ulteriori perché il nucleo che si è costruito è ancora ampliabile. Ci piacerebbe una maggiore integrazione con dispositivi di tipo hardware che potrebbero aiutare nella gestione operativa. Vorremmo lavorare poi sui dati generati all’interno del CRM, per condividere informazioni strategiche, in particolare sugli accessi agli eventi culturali di Palazzo Ducale.
Ha seguito il progetto lato TechSoup
