Abbiamo chiesto a Giuseppe Marranzano, direttore di Fondazione Collegio della Guastalla, di raccontarci del progetto di ottimizzazione dei processi interni e di implementazione di un archivio digitale.
Ecco quello che ci ha raccontato.
Chi siamo e cosa facciamo
Siamo una delle Fondazioni più antiche d’Italia e ci occupiamo di elargire dei contributi in favore di soggetti che provengono da situazioni di disagio sociale, lo facciamo direttamente tramite borse di studio scolastiche o indirettamente sostenendo delle attività di tipo educativo delle cooperative che si occupano di disabilità o di recupero di ex tossicodipendenti.
Collateralmente abbiamo iniziato tante attività di recupero del patrimonio storico, sia come efficientamento energetico di strutture immobiliari sia come digitalizzazione del nostro archivio storico.
Che progetto volevate implementare?
Particolare attenzione è stata posta allo snellimento e all’efficienza dell’attività amministrativa della Fondazione snellendo i processi operativi informatizzando le relative attività con la condivisione di tutte le informazioni, la creazione di un archivio digitale che fosse comune e condiviso tra dipendenti e amministratori dell’ente.
Quando siamo partiti con questo progetto complessivo di trasformazione digitale, abbiamo valutato innanzitutto le nostre esigenze, mettendole nero su bianco e cercando le soluzioni tecnologiche che ci aiutassero a migliorare i processi interni. Abbiamo individuato delle aree di impatto di cui una era proprio l’organizzazione degli uffici e abbiamo implementato Microsoft 365 come struttura di cornice e la rete intranet di Sharepoint come archivio di repository, per catalogare e mettere in sicurezza i dati.
Come si è svolto il progetto?
Una grande quantità di tempo, fondamentale, è stata impiegata per definire le priorità: abbiamo migrato le nostre mail, creato delle mail di gruppo e calendari condivisi e poi iniziato a strutturare un intranet e implementare Teams per tutti come strumento di gestione interna. Tre chiari passaggi che hanno velocizzando e agevolato moltissimo il nostro lavoro.
Il fatto di essere un team piccolo ci ha permesso di essere tutti coinvolti nell’operatività: senza coinvolgimento delle persone un progetto di trasformazione digitale non può andare avanti. Dal principio, cioè dalle riunioni di valutazione delle nostre esigenze, eravamo tutti implicati, anche se poi il progetto a livello più operativo è stato mandato avanti da un ulteriore team responsabile, che poi ha trasmesso le conoscenze agli altri man mano che si facevano le varie demo dei prodotti implementati.
Quali vantaggi vedete, nel concreto?
Processi più snelli grazie al digitale ci permettono allineamento in asincrono, ottimizzazione di tempo ed energie: più si è soverchiati dal micro-management, più si riesce ad alzare lo sguardo e anzi, più il micro-management è semplificato da strumenti digitali e più si riesce a progettare per il lungo termine, non solo per risolvere l’urgenza del momento.
Un esempio concreto: abbiamo trasformato la nostra procedura protocollare fatta di documenti di carta in un flusso di lavoro tra Teams e Sharepoint, condiviso con le persone incaricate tramite un sistema di notifica. Dematerializzare significa non solo che non devi firmare fisicamente: significa snellire un processo di notifica, avviso e di reperimento di informazioni.
Siamo ancora in fase sperimentale, che alcuni problemi emergano mi sembra abbastanza ovvio: l’importante è avere la capacità di individuare la soluzione per ciascun problema.
Dei vantaggi della trasformazione digitale non te ne accorgi il giorno che cambi, anzi, nell’immediato ti sembra di avere delle difficoltà. Man mano, nel lungo termine, scopri i benefici in termini di efficacia ed efficienza che la trasformazione digitale è in grado di dare.
Perché nel momento in cui tu stai iniziando a mettere le cose in ordine, probabilmente sei preoccupato dal fatto che devi fare delle cose nuove, che devi imparare a farle e non vedi subito un concreto vantaggio.
Ecco perché a volte i piccoli risultati ti fanno percepire che stai facendo bene e che già si vede un margine di miglioramento della tua condizione organizzativa complessiva.
Un suggerimento per altre Non Profit
Il punto di partenza del nostro percorso è stato ragionare in termini di necessità e di bisogni: se ci si fa raccontare da altri di cosa si ha bisogno, non avendolo già chiaro, si sbaglia approccio metodologico.
Occorre interrogarsi senza innamorarsi di un prodotto o di un programma ma guardando quello che si fa nell’ottica del futuro e di capire come ci può essere utile una soluzione informatica a migliorare le cose, avendo chiaro quelli che sono i processi interni.
Ed è questo il percorso che abbiamo portato avanti con TechSoup.
Ha seguito il progetto lato TechSoup
