Nel panorama in continua evoluzione del Terzo Settore, la digitalizzazione non è più un’opzione, ma una necessità strategica. La storia di Associazione Consorzio Communitas (ACC) rappresenta un esempio illuminante di come una trasformazione digitale ben congegnata possa ridefinire l’efficienza e la collaborazione all’interno di un’organizzazione non profit.
Abbiamo chiesto a Alessandro Armando e Stefania Filauro di Associazione Consorzio Communitas di raccontarci l’inizio del loro Viaggio Digitale con l’adozione di Microsoft 365.
Ecco quello che ci ha raccontato.
Chi siamo e cosa facciamo
ACC è un’associazione di secondo livello che opera nel cuore del mondo sociale italiano.
Con una rete che si estende da Matera a Trieste, da Cagliari a Biella, l’organizzazione supporta 29 enti sociali, principalmente gestori dei servizi delle Caritas diocesane. Il team, composto da una quindicina di persone su sedi e città diverse, lavora su progetti complessi che spesso coinvolgono partner internazionali, dal mondo europeo fino ai Balcani.
Inoltre, spesso il team si allarga a collaborazioni esterne, anche con funzioni di coordinamento e management su specifici progetti: un panorama in continua evoluzione, che necessita di soluzioni elastiche ma controllate.
Qual era la situazione di partenza e quali i problemi che la vostra organizzazione doveva risolvere?
Prima dell’adozione di Microsoft 365, ACC viveva in quello che potremmo
La gestione documentale era un labirinto di account casuali, documenti trasferiti mille volte e comunicazioni frammentate in diverse piattaforme. Ogni nuovo progetto generava un nuovo account email, rendendo la tracciabilità e la condivisione dei documenti un’impresa ardua.
Avevamo alcuni problemi da risolvere:
- la proliferazione incontrollata di account email
- una difficoltà nella gestione dei contatti e degli stakeholder
- Una scarsa sicurezza nella condivisione dei documenti
- Una comunicazione inefficiente tra team distribuiti geograficamente
Come avete deciso di risolverli?
L’evoluzione è iniziata attraverso un percorso guidato da TechSoup.
Il passaggio a Microsoft 365 non è stato semplicemente un cambiamento tecnologico, ma una vera e propria rivoluzione culturale del modo di lavorare.
L’implementazione è avvenuta in un percorso condiviso che ha coinvolto attivamente tutto il team dell’organizzazione: abbiamo organizzato sessioni di formazione ludiche e partecipative, con un approccio non gerarchico all’apprendimento, e dedicato tempo all’esplorazione e alla sperimentazione.
Quali sono stati i punti di svolta?
- Collaborazione Senza Confini
Microsoft Teams è diventato il cuore pulsante della comunicazione. Non più messaggi dispersi fra mail, WhatsApp, e Telegram, ma canali dedicati dove ogni membro può facilmente tracciare conversazioni, documenti e decisioni.
- Sicurezza e Controllo
L’amministratore del tenant ora può controllare con precisione chi accede a quali documenti. Un aspetto cruciale quando si gestiscono dati sensibili di utenti fragili e progetti complessi.
- Flessibilità Totale
La possibilità di “spegnere” l’ambiente di lavoro durante i fine settimana e riaccenderlo esattamente dove lo si era lasciato rappresenta un equilibrio prezioso tra connessione professionale e vita personale.
Dopo pochi mesi dall’implementazione, i risultati sono tangibili: abbiamo riscontrato un aumento significativo delle interazioni nei Team, una maggiore tracciabilità dei progetti, una riduzione del tempo speso nella ricerca di documenti, e un miglioramento della sicurezza dei dati.
Un suggerimento per altre Non Profit
- Investire nel Tempo: La vera efficienza richiede inizialmente un investimento in formazione e sperimentazione.
- Scegliere Insieme: Coinvolgere tutto il team nella scelta e nell’implementazione degli strumenti digitali.
- Essere Flessibili: Microsoft 365 è in continua evoluzione. Mantenersi aperti e curiosi è la chiave.
Il sogno di ACC è trasformare SharePoint in un’intranet completa, accessibile non solo al team interno ma anche a tutti i suoi associati. Un esempio di come la tecnologia possa diventare strumento di connessione e condivisione.
La storia di ACC dimostra che la digitalizzazione nel Terzo Settore non è solo una questione di strumenti, ma di visione. È un percorso che richiede coraggio, condivisione e la volontà di reinventare costantemente i propri processi.
Microsoft 365 non è la soluzione finale, ma un compagno di viaggio in un’evoluzione continua. Un alleato per organizzazioni che credono nel potere della collaborazione, dell’efficienza e dell’innovazione sociale.
Ha seguito il progetto lato TechSoup
