Abbiamo chiesto a Alice De Marco, presidente di Legambiente Piemonte e Valle d’Aosta, di raccontarci del progetto di ottimizzazione della propria gestione interna.
Ecco quello che ci ha raccontato.
Chi siamo e cosa facciamo
Legambiente Piemonte Valle d’Aosta è nata nel 1989, quindi ormai ha una storia molto lunga. È un’associazione figlia di Legambiente Nazionale, quindi la rete associativa che ha sede a Roma.
Legambiente Piemonte Valle d’Aosta è l’unico interregionale di Legambiente. Abbiamo 30 circoli in totale ad oggi sul territorio tra Piemonte e Valle d’Aosta, 29 in Piemonte e uno in Valle d’Aosta, per un totale di circa 2.500 soci attivi e volontari. Poi ci sono i gruppi locali sono gruppi di volontari e sono molto diversi fra di loro come natura poi di associazioni sul territorio perché ogni circolo in realtà è un’associazione autonoma pur essendo affiliata alla rete associativa. Quindi ognuno di loro ha un’impostazione anche metodologica differente.
Il nostro lavoro è proiettato verso due target – cittadini ed amministrazioni -, intreccia moltissimi temi sociali e lo facciamo, con tutte le modalità che abbiamo a disposizione, quindi attività nelle scuole, progetti con molti partner e stakeholder sul territorio, eventi didattici e formativi eccetera.
Nel nostro team siamo cinque persone strutturate accanto a volontari del servizio civile che collaborano con noi durante l’anno. Come team abbiamo voluto partecipare al progetto Next Generation EU, nel quale vi abbiamo incontrato come partner.
Perché il progetto con TechSoup
Con quel progetto legato a Next Generation EU, ci siamo posti un obiettivo in realtà molto pratico: cercare di ottimizzare i nostri processi di piccolo team che gestisce una grande quantità di iniziative differenti con molteplici partner, che hanno modalità e tempi di lavoro differenti. Siamo molto stimolati come realtà e spesso non riusciamo a portare avanti in modo efficace le nostre realtà quotidiane, presi sempre da urgenze o progetti che nel corso del tempo si inseriscono.
Quindi il nostro obiettivo era di strutturarci al meglio nella modalità di lavoro interno sia per poter soddisfare al meglio i bisogni della nostra associazione sul territorio, sia per poter partecipare a bandi e progetti più corposi per trovare risorse per la nostra attività.
Eravamo così incastrati in una gestione troppo complessa dei flussi interni che non riuscivamo ad essere focalizzati su attività più strategiche e ad alto valore aggiunto. Quindi l’obiettivo in qualche modo che c’eravamo posti era questo, cioè fare ordine, cercare di avere flussi di lavoro più ordinati possibili e capire come fare, nonostante appunto l’indeterminatezza delle attività che molto spesso ci sono, a fissarci le priorità lavorative.
Una gestione affaticata rischiava di farci perdere di vista alcune opportunità, poi alcune circostanze hanno favorito uno scatto di cambiamento – cambi di ruoli, il bando Next Generation EH ecc.. – e abbiamo capito che era il momento di ricominciare.
Prima e dopo: il cambiamento
Con TechSoup abbiamo proprio iniziato un percorso, e in un dialogo serrato abbiamo potuto analizzare i nostri processi, mentre eravamo completamente inconsapevoli su come sviluppare una qualche soluzione: sapevamo solo che la tecnologia ci avremmo aiutato, ma l’avremmo dovuta costruire durante il percorso insieme.
Ci siamo sentiti compresi nella nostra peculiarità di essere un’associazione – non un’azienda strutturata -, e questo ha fatto si che la proposta di utilizzare per esempio Teams come strumento di gestione interna fosse ben accolta. Sapevamo che oltre a strumento per le videoconferenze aveva altre implementazioni possibili, ma non eravamo assolutamente a conoscenza di quali fossero. Quindi da una parte abbiamo fatto un percorso di formazione sul Teams e dall’altra invece l’altra cosa che ci è stata proposta è stato sviluppare un approccio Agile nella gestione dei progetti supportato dall’uso di Asana.
Due strumenti che hanno favorito un cambio di approccio inaspettato al nostro lavoro.
Quindi abbiamo avviato questi due percorsi, avevamo un formatore dedicato per Teams e Sharepoint e uno per Asana e siamo stati accompagnati per più mesi.
Ci siamo sentiti proprio completamente ascoltati e compresi, perchè a volte è difficile quando dall’esterno non si conosce molto il mondo associativo far capire le dinamiche che ci sono e che fanno parte proprio del nostro lavoro. Soprattutto, sentivamo che nel percorso stavamo raggiungendo gli obiettivi che ci eravamo preposti.
Abbiamo ottimizzato la comunicazione interna e con i circoli, abbiamo ricercato e sperimentato una nuova dinamica migliore per poter rispettare i nostri flussi interni.
Ci siamo presi dei rischi: di allineare tutte le persone del team, di imparare un nuovo stile lavorativo… ma non abbiamo mai avuto esperienza di resistenze agli strumenti digitali perché eravamo tutti ben consapevoli della necessità di fare uno sforzo in più tutti quanti.
Ora siamo molto più organizzati e soprattutto riusciamo a focalizzare le priorità. Ci prendiamo momenti di lavoro in sprint planning, per lavorare veramente per priorità e non disperdere le energie, abbiamo comunicazioni molto più smart, non ci perdiamo nei vari canali perché integriamo tutto nello stesso strumento condiviso.
Abbiamo fissato dei momenti di follow up con TechSoup per monitorare il nostro andamento, consolidare le conoscenze acquisite e pensare come integrare e migliorare gli strumenti già implementati.
Un suggerimento per altre Non Profit
Cogliere la sfida del cambiamento perché la società civile ormai si gioca sul digitale, sulla figura, sull’immagine che tu riesci a dare verso l’esterno e soprattutto di prontezza di diventare un riferimento per il tuo target. E il digitale, favorendo e velocizzando questi processi, ci ha regalato più tempo, più energie e anche più stimoli per poter lavorare meglio.
Magari in strutture che sono consolidate da anni si prendono abitudini di lavoro di un certo tipo e, per rimanere nella comfort zone, difficilmente ci si muove. Però questo non vuol dire che quella sia la modalità giusta: interrogarsi è il punto di partenza. Poi la consapevolezza nell’utilizzo degli strumenti digitali è il passo successivo per rendere la tecnologia funzionale per raggiungere i propri obiettivi e per focalizzarsi su attività veramente strategiche per la propria realtà.
Ha seguito il progetto lato TechSoup
